Hoe helder en duidelijk vind jij ons bedrijf?

Soms ontstaan er van die situaties waaraan je beiden niet echt iets aan kunt doen, terwijl de irritatie over en weer intussen wél oploopt. Laatst hadden we dit nog aan de hand met een relatie die graag een glasvezelverbinding wilde hebben. Wat deze opdrachtgever niet wist is dat wij als bedrijf niet degenen zijn die de daadwerkelijke kabel in de grond leggen. En dat dit zo’n week of 20 duurt voordat er concreet opgeleverd zou worden wist men ook niet. En wij? Wij deden de onjuiste aanname dat deze klant wel op de hoogte was. Het gevolg laat zich raden: een ontevreden klant, omdat hij dacht ‘even binnen een paar dagen internet te regelen’.

Achterkant bierviltje

Dit voorbeeld (en nog enkele anderen) hebben we opgepakt binnen ons bedrijf. Tegenwoordig werken we meer en meer met duidelijke informatiebladen: alle relevante informatie staat inmiddels op één A4, je zou bijna kunnen zeggen op de spreekwoordelijke achterkant van een bierviltje. Het geeft meer overzicht voor de klant en voorkomt het doen van aannames vanuit onze zijde. In tegenstelling tot duimendikke rapporten of lange procesbeschrijvingen die, na een kleine gebruiksperiode, vaak ongelezen in en bureaula verdwijnen, kiezen wij voor eenvoud. Op het A4 staan de verschillende processtappen en de fases daarvan. De informatie wordt altijd in een e-mail meegestuurd naar de klant en de betreffende medewerker vraagt actief door of dat er misschien nog onduidelijkheden of onbekende termen voor de afnemer zijn. Dat document is gedurende het proces continu de leidraad.

Duidelijke focus

Deze manier van werken past prima bij de weg die we als groeiende organisatie zijn ingeslagen. Ook de manier waarop we bij voor ons nieuwe bedrijven de IT-omgeving gaan regelen draait hier al volop in mee. Voordat we aan de slag gaan starten we bij de basis: in een praktisch adviesrapport brengen we op een grafische manier de huidige infrastructuur in kaart. En daarbij stellen we gerichte vragen over de doelstellingen van de gewenste aanpassing. Ict is immers altijd een middel en geen doel op zich. En dat geldt ook voor de adviesrapporten die we uitbrengen: geen ellenlange verhalen met daarin op bladzijde 1 een beschrijving van het bedrijf en hun activiteiten. Dat weten ze zelf vast ook wel, redeneren we dan.

Scherpe blik gevraagd

Duidelijk zijn, heldere afspraken en een goede focus. Dáár werken we elke dag aan. En ervaar jij dit op wat voor manier dan ook anders? Laat het ons weten, we gaan het gesprek graag met je aan.